Maksimalno iskorišćavanje vremena provedeneg u radu je nešto što je bolje naučiti što pre. Jer što ranije u životu krenete, steći ćete navike koje će vam ostati zauvek. Ako savladate trikove za što bolje korišćenje vremena u 20-im, uspeh je u vašim rukama celog života. Ali i ako niste još uvek, ne brinite. Možete početi već danas – izaberite jedan savet koji ćete usavršavati dnevno i za manje od mesec dana [tweetherder]postanite ekspert kada je reč o racionalnom i maksimalnom korišćenju vremena.[/tweetherder]
1. Koristite aplikaciju ili običnu svesku sa kalendarom za svakodnevno beleženje obaveza
Uzaludno je držati sve dogovore i sastanke koje imate u glavi. Zato uspešni ljudi koriste kalendar u koji upisuju sve svoje obaveze. Možete se poslužiti npr. Google Calendar-om, aplikacijom koja je besplatna, a možete je podesiti da vam šalje mejlove za sve bitne obaveze.
2. Koristite alatke za upravljanje zadacima
Od vitalnog značaja je, da bi što bolje iskoristili svoje vreme, da vodite listu sa stvarima koje je neophodno da uradite. U početku se požete služiti papirićima i post-it porukama. Ali mnogo je efikasnije koristiti već postojeće programe za organizaciju zadataka kao što je Moleskine, koji će vam pomoći u praćenju vaših obaveza.
3. Poštujte potrebu da morate spavati od 7 do 9 sati svakog dana
Odricanje od sna zarad zabave ili obavljanja što više posla je kratkoročna strategija. U dvadesetim se možete koristiti ovim trikom do određene mere, ali je to u principiu veoma loša navika. Ako ste umorni celog dana bićete manje produktivni u iskorišćavanju svog vremena, bez obzira koliko ste organizovani. Zato neka vam pređe u naviku što pre da odspavate propisanih 7-9 sati dnevno.
4. Pravite nedeljni pregled o proteklih 7 dana
Učenje kako da napravite nedeljni izveštaj je jedna od najboljih poslovnih navika koje ćete savladati. Da bi to postigli, pratite sledeće korake:
-prvo, pregledajte svoje izveštaje od ove i prethodne sedmice, potražite nedovršene obaveze, sastanke i druge zadatke koji zahtevaju vašu dalju pažnju
– drugo, pregledajte primljenu elektonsku poštu i na ličnom i na poslovnom mejlu i pročitajte ih sve ako već niste.
– treće, preispitajte svoje planove za ovu godinu i napravite plan kako da ih što bolje realizujete naredne nedelje.
Ova vežba će vam pomoći da bolje isplanirate svoj raspored i tako izbegnete nerijatna iznenađenja.
5. Imajte u vidu da dnevno efikasno radite 4 sata
Da li znate da projekt menadžeri često pretpostavljaju da će radnici biti manje efikasni od 100% dnevno? Iako radite uobičejnih 8 sati, relanost je da ste samo polovinu tog vremena zaista produktivni. Ostatak dana ćete biti zauzeti sastancima, odgovaranjem na mejlove, pretraživanjem interneta i sličnim aktivnostima. Savet: svoje najbitnije dnevne obaveze zakažite za ujutru, pre nego što se umorite.
6. Fokusirajte se na jedan po jedan zadatak
Multitasking je gubljenje vremena. Umesto toga, mnogo ćete više postići ako odaberete da radite jednu po jednu stvar. Na primer, jedan sat ujutru odvojite da radite na predlogu za klijenta, a onda uzmite kratku pauzu.
7. Odvojite strateški važne i manje bitne zadarke
Strateški zadaci koji se cene i za koji klijenti i kompanije slupo plaćaju zahtevaju dosta razmišljanja i mozganja – smišljanje novih poslovnih ideja, smanjenje troškova proizvodnje. Ali teško je biti produktivan tokom celog dana. Pred sam kraj radnog vremena, kada ste umorni od posla, odradite lake zadatke, kao što su updejtovanje programa ili bacanje starih papira.
8. Ogromne projekte podelite na delove da bi iz lakše izvršili
Jedan od najvažnijih zadataka menadžmenta je da izvršava velike projekte. Na primer, ako vam je dodeljena organizacija korporativnog stastanka za šest meseci, taj zadatak vam se može učuniti nemogućim. Ali najpre krenite tako što ćete napraviti plan i potražite savete ljudi koji su ranije imali iskustva na sličnim projektima.
9. Postavite najviše tri prioritetna zadatka dnevno
Ujutru je lako sastaviti listu od desetak stvari koje želite tog dana da odradite. Ali, neplanirani pozivi i zahtevi od strane šefa, kao i mnoge druge prepreke, sprečiće vas u ostvarenju postavljenih ciljeva. Umesto toga, jednostavno izaberite tri najvažnija zadatka tog dana i držite se plana.
10. Naučite da poslovne zadatke poveravate drugima
Uspešni menadžeri stalno zadatke poveravaju drugima da bi se sami fokusirali na svoj posao što bolje. Osnovno pravilo efektivnog prenosa posla: objasnite zadatak, kao i rok za njegovo izvršenje osobi na koju prenosite odgovornost i zahtevajte da vas redovno obaveštava o napretku.
11. Obaveze oko održavanja radnog prostora prepustite profesionalcima čim budete u mogućnosti
Dok ste u 20-im, prvih nekoliko godina po pokretanju posla će vam sigurno biti teške. Ali čim steknete neophodnu finansijsku stabilnost, potražite pomoć profesionalaca u održavanju vašeg radnog prostora.
12. Ocenite svoja dostignuća da bi postali bolji, a ne tražite greške
Ponavljanje grešaka iz prošlosti je jedan od najgorih načina da gubite dragoceno vreme. Stoga, redovno morate da ocenjujete svoje projekte, minuli rad i svoje navike. Na primer, ako vaš mobilni telefon ostane bez baterije u toku radnog dana, kupite dodatni punjač samo za kancelariju. Ovakva mala poboljšanja će doprineti većoj efikasnosti i štede vam i vreme i oslobađaju frustracija.
13. Za svaku radnu obavezu postavite rok
Postavljanje rokova samom sebi je jedan od najboljih načina da se što bolje organizujete. Ako vam je šef dao rok do petka, vi završite posao u četvrtak, i imaćete vremena da ga na miru proverite i uočite eventualne greške.
14. Ubeležite i vreme provedeno u putu u svoj kalendar
Vreme koje provedemo putujući pri izvršavanju zadataka moramo da naučimo da što efikasnije iskoristimo. Na primer, ako vam je potrebno 10 minuta da stignete sa jednog na drugi kraj poslovne zgrade, ne možete sastanke zakazati odmah jedan za drugim i očekivati da ćete stići na vreme.
15. Koristite se oprobanim sistemima opisanim u knjigama
Ne možete sami doći do najefikasnijih rešenja za vaše poslovanje. Umesto toga, investirajte u neke od bestselere o menadžmentu koji će vam pomoći da svoje ideje što bolje sprovedete u delo. Svakog meseca odvojite vreme da bi se edukovali i postali još efikasniji čitajući stručnu literaturu.
16. U kalendar dodajte i vreme za odmor i relaksaciju
Ako vam je stalo da ostvarite zacrtane ciljeve, lako je zapostaviti sebe i svoje potrebe zarad poslovnih uspeha. Zbog toga je neophodno da u svom zauzetom rasporedu nađete vreme i za uživanje. Možete, recimo, subotu poslepodne ostaviti za čitanje dobre knjige ili sportske aktivnosti sa prijateljima.
17. Idite na pauze tokom radnog dana
Sedenje u stolici za radnim stolim celog dana nije zdravo i zato, da bi održali kondiciju i sačuvali zdravlje, morate svakog sata uzimati pauze od po 5-10 minuta i malo protegnuti noge. Jednostavne radnje kao što su odlazak po vodu ili krtako istezanje čine čuda za vaše telo i vaš duh.
18. Naučite da kažete ne u pravom trenutku
Ako pristajete na sve zadatke koje pred vas postavljaju je sjajan način da se probijete na početku karijere. Ali ta vas navika može skupo koštati kasnije. Ako volite da udovoljavate ljudima i borite se sa rečju NE, morate shvatiti da vas upravo ta odrična rečca može spasiti prekomernih poslovnih obaveza i odvajanja od porodice, prijatelja i nanošenja štete najviše vama samima.
19. Odredite prioritete u svom životu
Razumevanje sebe samih je od vitalnog značaja za upravljanje sopstvenim vremenom. Ako vam je na prvom mestu porodica onda ćete svoje poslovne obaveze usmeriti ka tome i svoje celjeve ćete tome podrediti.
20. Brzo priznajte greške i odmah krenite dalje
Prikrivanje poslovnih grešaka je gubljenje vremena svih, a ponajviše vas samih. Mnogo više možete postići ako jednostavno priznate da ste pogrešili, rešite problem i nastavite dalje. Mnogi menadžeri umeju da oproste greške, naročito ako ste iskreni i predanim radom sprečite nastanak novih grešaka u budućnosti.